Hoe maak je de aanvraag van diagnostiek efficiënter, eenvoudiger en duurzamer? Streeklab Haarlem hield daarvoor deze zomer een pilot samen met vijf huisartspraktijken: door een barcode te scannen werd het verstuurde materiaal voor medische microbiologie (MMB) direct gekoppeld aan de ZorgDomein-aanvraag. “Geen papier, dus minder fouten en AVG-proof”, zegt accountmanager Chantal Pouw. Volgend jaar wil Streeklab Haarlem het systeem aan de hele regio aanbieden.
Diagnostiekaanvragen op papier zijn verre van ideaal: nog los van de papierverspilling zijn ze inefficiënt, foutgevoelig en privacygevoelig. Streeklab Haarlem zocht daarom naar een manier om het proces van aanvragen te stroomlijnen, te vereenvoudigen én duurzamer te maken voor de aanvragers. Streeklab Haarlem is het kenniscentrum voor infectieziekten, infectiepreventie en microbiologische diagnostiek in de regio Kennemerland en omstreken voor zowel de eerste en tweede lijn als overige instellingen voor gezondheidszorg en wetenschappelijke partners. Dit jaar startte men de pilot barcodering, samen met vijf huisartsenpraktijken in de regio.
Minder fouten, kortere doorlooptijd
Accountmanager Chantal Pouw: “De praktijken ontvingen barcodestickers van ons, om te gebruiken voor hun aanvragen voor medische microbiologie. We zijn persoonlijk langs gegaan bij de praktijken om uitleg te geven over de werkwijze van de barcodering. De huisarts of de praktijkassistent plakt de barcode op de buis – of een andere container – van het aan te leveren materiaal. Bij het aanvragen van de diagnostiek in ZorgDomein wordt deze barcode gescand in het daarvoor bestemde barcodeveld en daarmee toegevoegd aan de aanvraag. Zo is de buis direct gekoppeld aan de ZorgDomein-order. De huisarts hoeft dus geen formulieren of patiëntenstickers meer toe te voegen aan de verzendenvelop voor onze MMB-orders.”
Die manier van werken heeft voordelen voor zowel het lab als voor de huisarts, zegt Chantal Pouw:
“Wanneer het materiaal bij ons binnenkomt, is het al gekoppeld aan de ZorgDomein-order. Er hoeft niets te worden ingevoerd, dus het materiaal kan direct door naar het lab. Deze werkwijze is minder foutgevoelig en bevordert de doorlooptijd; daar profiteert natuurlijk de hele keten van. Voor de huisarts is het verder prettig dat hij geen formulieren meer hoeft mee te sturen of patiëntstickers op de buis te plakken. En als de patiënt materiaal zoals feces zelf vanaf huis aanlevert, loopt die ook niet het risico om formulieren kwijt te raken. Overigens beperken we ons op dit moment tot materiaal dat huisartsen of patiënten zelf aanleveren, voor serologie waar nog een externe priklocatie aan te pas komt zijn we aan het onderzoeken hoe we deze ook papierloos kunnen inrichten.”
Deelnemende huisartsen zijn enthousiast
De Haarlemse huisartspraktijk Elbers deed afgelopen zomer mee aan de pilot. “We vinden het belangrijk om zo veel mogelijk papierloos te werken, in het kader van duurzaamheid,” zegt huisartsassistent Daniëlle van de Grift over de deelname. “En het is zeer goed bevallen: door de afname digitaal te registreren is het printen van het patiëntbericht overbodig geworden. Verder is het gebruik van een barcodescanner een aanrader; dat maakt het gemakkelijk en minder foutgevoelig om de barcode te registreren in het formulier.”
Namens Streeklab Haarlem was ook applicatiebeheerder Sandra Broek nauw betrokken bij de pilot. “Afgelopen zomer gingen we over naar OMLv3, de nieuwste versie van het HL7 bericht. Samen met een aantal collega’s binnen Streeklab Haarlem én met ZorgDomein zijn we druk bezig geweest om alles in te richten en de aanvraagmethode te optimaliseren. Het systeem met de barcodes vroeg daarbij wel om wat aanpassingen: het toevoegen van het barcodeveld aan de aanvraag heeft gevolgen voor de route door het aanvraagproces en voor de gebruikerservaring. ZorgDomein stuurt bijvoorbeeld erg op bepalingen, maar je kunt de barcode maar op één materiaal plakken.
Als er voor een aandoening bepalingen worden gezocht in de bepalingenlijst of in het zoekvenster, kan het makkelijk gebeuren dat er per ongeluk twee verschillende materialen gekozen worden. Doordat er nu ook twee barcodevelden ingevuld moeten worden, ziet de aanvrager direct dat zijn aanvraag misschien niet helemaal juist is. Je kunt er als lab ook voor kiezen om herkomsten in te richten per materiaal, die de aanvrager moet ingeven tijdens de orderinvoer. Elke materiaal en herkomstcombinatie (en containertype) geeft een barcodeveld. Ook het juist inrichten van deze onderdelen, kan voorkomen dat een huisarts een verkeerde aanvraag doet. Als een huisarts ervoor kiest om niet op alle werkplekken gebruik te maken van een barcodescanner, kan hij de barcode van twaalf cijfers ook intikken. Dit is foutgevoelig en als het mis gaat, kan de aanvraag niet direct verwerkt worden. ZorgDomein is momenteel een validatie op het barcodeveld aan het ontwikkelen, zodat een lab kan aangeven aan welke voorwaarde de barcode moet voldoen.”
Streeklab gaat de pilot regiobreed uitrollen
Chantal Pouw van Streeklab Haarlem is al met al zeer te spreken over de uitkomsten: “De verwachtingen zijn ruimschoots uitgekomen, voor ons én voor de huisartsen. We hebben een enquête gehouden onder de vijf deelnemende praktijken en zij zijn ook enthousiast over het systeem. Zij geven alleen maar complimenten: heldere uitleg, zeer makkelijk in gebruik, het gaat soepel, doen! We gaan de pilot dan ook uitbreiden: dit jaar nog naar 20 huisartsenpraktijken en in 2024 willen we het systeem aan alle huisartsenpraktijken in onze regio aanbieden. Ook willen we het uitrollen bij zorginstellingen en verloskundigen. Het heeft tenslotte voor iedereen voordelen: minder papierverspilling, minder kans op fouten, veel efficiënter én AVG-proof.”
